Wie digitales Auftragnehmermanagement den Brexit-Administrationsaufwand eliminiert

Durch den Brexit werden strengere Anforderungen an Briten gestellt, die in den Niederlanden arbeiten. Seit dem 1. Januar 2021 müssen sie eine Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis vorweisen können. Dies bedeutet mehr Administrationsaufwand für Unternehmen, die mit britischen (Sub-)Unternehmern zusammenarbeiten. Mit der Identity Management-Plattform von Nsecure wird die Registrierung von Auftragnehmern digitalisiert und automatisiert. Dadurch sind Unternehmen konform und können Bußgelder vermeiden, Risiken verringern und effizienter arbeiten. Aber wie gelingt es Unternehmen, diese Umstellung zu vollziehen? 

Gültige Aufenthaltserlaubnis oder Arbeitserlaubnis durch den Brexit 

Der Brexit hat große Auswirkungen auf viele Unternehmen. Besonders im Bereich der Produktexporte haben Unternehmen mit verschiedenen Zollformalitäten und längeren Wartezeiten für Lkw-Fahrer zu kämpfen, um die Grenze zu überqueren. Aber auch im HR-Bereich hat der Austritt des Vereinigten Königreichs erhebliche Auswirkungen. Seit dem 1. Januar 2021 gelten Briten nicht mehr als EU-Bürger. Das bedeutet, dass alle 50.000 britischen Arbeitnehmer und eine unbekannte Anzahl von Selbstständigen in den Niederlanden nun eine gültige Aufenthaltserlaubnis oder Arbeitserlaubnis benötigen, um hier arbeiten und leben zu können. 

Briten, die hier arbeiten, müssen über eine Aufenthaltserlaubnis, ein Aufenthaltspapier, eine Arbeitsgenehmigung (TWV) und/oder eine kombinierte Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis (GVVA) verfügen. 

Folgen für das Contractor Management 

Diese zusätzlichen Dokumente beeinflussen den Zugang zu und die Beschäftigung von britischen Arbeitskräften: Es kommt zu mehr Administrationsaufwand. Unternehmen benötigen mehr Zeit für den Anmeldeprozess und riskieren, kostspielige Fehler zu machen. Besonders in Branchen wie Industrie, Bau und Facility Management arbeiten viele Unternehmen mit Briten. Fehlt einem britischen Arbeitnehmer die richtige Dokumentation, kann dies zu erheblichen Bußgeldern der Inspektion SZW oder zu einem Arbeitsstopp nach einer Überprüfung führen. Noch riskanter: illegal beschäftigte Arbeitskräfte sind in der Regel nicht versichert. 

Digitalisierung und Optimierung der Zugangsgewährung für Externe 

Diese Brexit-Herausforderungen verdeutlichen die Notwendigkeit, Zutritts– und Identitätsprozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und damit zu optimieren. Dies betont IT-Manager bei Nsecure, Alex Smaling: „Wir stellen fest, dass Unternehmen noch viele Schritte unternehmen können, um den Zutritt zu externen Dienstleistern zu professionalisieren, sodass sie nachweislich alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Prozesse für die Zutrittserlangung sind in den meisten Organisationen nicht gut aufeinander abgestimmt. Die vielen manuellen Schritte sind nicht nur teuer und zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Mit unserer Identity Management-Plattform vereinfachen wir diese komplexen Zutrittsprozesse für Unternehmen und Personen. Und das nicht nur für Briten, sondern für alle, die ein Gelände betreten müssen.“ 

Sicheres und effizientes Contractor Management 

Das IT-Plattform YIM – Your Identity Management – von Nsecure fungiert als eine Art Dach über der Zutrittskontrolle und stellt sicher, dass Unternehmen ihre Zutrittsprozesse von A bis Z absichern können. Durch die Integration und Straffung verschiedener Module für Akkreditierung, Contractor-Anmeldung, digitale Personalakten, E-Learning und Prüfungen wird sicherer und effizienter Zutritt für Auftragnehmer gewährt. 

Mit dem Modul YIM Contractors werden Zutrittsanforderungen für Auftragnehmer im Voraus eingereicht. Auf diese Weise vermeiden Unternehmen komplexe Zutrittssverfahren und lange Wartezeiten für den Zutritt oder den Beginn von Arbeiten. Je nach Nationalität und Art der Arbeit fordert YIM Dokumente und Zertifikate, wie z. B. für legale Beschäftigung, Sicherheit (wie VCA) oder ein Führungszeugnis (VOG). Alle Ablaufdaten werden überwacht: Um die Akte für den nächsten Arbeitsbesuch aktuell und gültig zu halten, werden Benachrichtigungen zum erneuten Einreichen von Dokumenten und Zertifikaten gesendet. 

Nur qualifizierte Personen auf Ihrem Gelände 

Das Contractor Management über YIM lässt sich über das Modul YIM Qualifies erweitern. Damit können Personen für bestimmte Arbeiten oder Aufgaben qualifiziert werden, wobei Zertifikate (z. B. für Schweißen oder Gabelstaplerführerscheine) zentral erfasst werden. Anhand einer Qualifikationsmatrix wird automatisch festgelegt, welche Funktion und Qualifikationen für eine bestimmte Person gelten. Nur gut qualifizierte Personen erhalten Zugang, um spezifische Aufgaben oder Funktionen auszuführen. 

Automatisiertes Contractor Management bei Wartungsstopps 

Einzigartig auf dem Markt – so erklärt Nsecure-Direktor Hans van Driel in diesem Artikel – ist die Automatisierung des Zutrittsprozesses. Unternehmen sparen dadurch wertvolle Zeit. Stolte erklärt: „Betrachten Sie Wartungsstopps in der Industrie. Früher verlor man viel Zeit mit dem Anmeldeprozess und der Überprüfung aller Papiere. Wenn Sie dann noch mit Dutzenden von verschiedenen Nationalitäten zu tun haben, war der Tag schnell halb vorbei, bevor die Arbeit beginnen konnte, während Hunderte oder Tausende von Auftragnehmern warteten. Durch die Digitalisierung über YIM können sich Auftragnehmer orts- und zeitunabhängig registrieren, sodass sie alles theoretisch schon ein halbes Jahr im Voraus einreichen können.“ 

Zusätzlicher Vorteil: Dank der Einblicke und Dashboards in YIM können Unternehmen besser vorhersagen, wie groß der Ressourcenbedarf während Wartungsstopps ist. Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Auftraggeber äußerst wertvoll, herauszufinden, wo Einsparungen erzielt werden können. 

Die 5 Vorteile des digitalen Contractor Managements 

Durch die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen über eine Contractor-Management-Plattform wie YIM profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen: 

1. Konformität: Da alle personenbezogenen Daten und Dokumente zentral gesammelt und alle überprüft und gescreent werden, erfüllen Unternehmen alle geltenden Gesetze und Vorschriften. Bei einer Überprüfung wissen Unternehmen also, dass sie alles im Griff haben. 
2. Vermeidung von Bußgeldern: Da Sie immer konform sind, vermeiden Sie Bußgelder. 
3. Übersicht: Durch das digitale Dossier und die Bericht- und Dashboard-Möglichkeiten haben Sie kontinuierlichen Einblick in alle Sicherheits- und Zutrittsprozesse. 
4. Risikominimierung: Unternehmensrisiken im Bereich Sicherheit, Illegalität, Arbeitsrecht und Steuerrecht werden reduziert. 
5. Effizienz: Die Automatisierung des Prozesses für den Zutritt verschafft Einsparungen und Geschwindigkeit, unter anderem, weil die Registrierung von Auftragnehmern im Voraus stattfinden kann.